Häufige Fragen

Veranstaltungen:


Bezahlung:


Website:


Einladungen und Erinnerungen:


Teilnehmer:


Teilnehmerregistrierung am Einlass:


Fragebogen - Feedback:


Fehlgeschlagene E-Mails:

Support

Falls Sie hier keine Antwort auf Ihre Frage finden, hilft Ihnen unser Support Team gerne weiter.

Veranstaltungen:

Können Teilnehmer ihre Anmeldung selbst stornieren?

Sie können den Teilnehmern erlauben, selbst ihre Anmeldung zu stornieren. Dabei können Sie Datum und Uhrzeit festlegen, nach welchem diese Möglichkeit nicht länger gegeben ist, sprich eine letzte Frist der Stornierung. Die Möglichkeit der Stornierung durch die Teilnehmer richten Sie unter "Veranstaltung" und "Grundkonfiguration" ein.


Können Teilnehmer selbst ihre Anmeldung ändern?

Sie können Ihren Teilnehmer die Möglichkeit anbieten, selbst ihre Anmeldung zu ändern, evtl. mit einem Fristablauf für Änderungen. Sie haben die Möglichkeit, dies unter "Veranstaltung" und "Grundkonfiguration" anzupassen.


Was bedeutet es, wenn "Start- und Enddatum sowie Uhrzeit nicht im Anmeldungsverlauf, auf der Bestätigung und in der (Rechnung) angezeigt wird?"

Falls Sie nicht möchten, dass Ihre Veranstaltungstermine während der Anmeldung und auf der Bestätigung gezeigt werden, können Sie diese verbergen, indem Sie das Feld unter "Veranstaltung" markieren. Der Veranstaltungstermin- und Uhrzeit werden außerdem nicht angezeigt, wenn Sie das Conference Manager Rechnungsmodul benutzen.

Diese Funktion erlaubt es Ihnen, Veranstaltungen durchzuführen, an denen einige Ihrer Teilnehmer am 1. und 2. Tag der Veranstaltung teilnehmen, während andere nur am 2. Tag teilnehmen.


Wie verberge ich mein Veranstaltungsprogramm während des Anmeldungsverlaufs?

Falls das Programm nicht während des Anmeldungsverlaufs gezeigt werden soll, können Sie unter "Veranstaltung" und "Programm" rechts oben "Bearbeiten" anklicken. Hier legen Sie fest, ob das Veranstaltungsprogramm ein Teil des Anmeldungsverlaufs sein soll und ob nur bestimmte Teilnehmerkategorien das Programm präsentiert bekommen.


Kann ich das Veranstaltungsprogramm vor einigen Teilnehmerkategorien verbergen, während andere es sehen?

Unter "Veranstaltung" und "Programm" in der rechten Ecke "Bearbeiten" anklicken. Hier legen Sie fest, für welche Teilnehmerkategorien das Veranstaltungsprogramm während der Anmeldung zugänglich sein soll.



Bezahlung:

Welche Möglichkeiten der Bezahlung kann ich als Veranstalter anbieten?

Sie als Veranstalter entscheiden, welche Möglichkeiten der Bezahlung Sie Ihren Teilnehmern anbieten möchten. Als Standard können Sie Banküberweisung oder eine Zahlungsmöglichkeit, die Sie selbst wählen, anbieten.
Sie können ebenfalls Kreditkartenzahlung anbieten.



Website:

Wie kann ich eine Vorschau meiner Website sehen?

Unter dem Menüpunkt "Website" wählen Sie Aktivierung. Dort gibt es die Möglichkeit, eine Vorschau Ihrer Website zu sehen. Sie müssen jedoch erst die gelb markierten Felder auf der Übersichtsseite unter "Website" bearbeiten bzw. ausfüllen, bevor Sie die Vorschau sehen können.


Welches Format müssen meine Fotos/Bilder haben?

Generell:

Aus Performancegründen beträgt die maximale Bildgröße in Conference Manager 940 x 940 Pixel.
In der Praxis bedeutet dies, dass alle Bilder, die eine Länge oder Breite von mehr als 940 Pixel haben, entsprechend herabskaliert werden. Die Skalierung erfolgt proportional, damit sie nicht verzerrt werden.
Möchten Sie ein breiteres Foto anzeigen, können Sie das Foto in mehrere Dateien teilen, mit einer Breite von je max. 940 Pixel und diese unmittelbar nacheinander einfügen.
Damit erscheint das Foto als ein großes Foto, aber besteht in Wirklichkeit aus mehreren kleineren.

Top-Foto der Website: :

Um sich der Breite der Website anzupassen, muss das Top-Foto eine Breite von 940 Pixel haben.
Wir empfehlen, dass die Höhe des Top-Fotos 180 Pixel nicht überschreitet, aber Sie können dies selbst entscheiden.


Kann ich die Sprache meiner Website ändern?

Conference Manager unterstützt Deutsch, Englisch, Dänisch, Schwedisch, Norwegisch und Chinesisch. Sie definieren die Spracheinstellung unter Veranstaltung -> Grundkonfiguration -> Einstellungen. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre eigenen Texte für die Anmeldungswebsite selbst in der entsprechenden Sprache eingeben müssen. Alle Standardtexte, die vom System generiert werden, erscheinen in der Sprache, die Sie während der Konfiguration festgelegt haben.



Einladungen und Erinnerungen:

Wie kann ich einen Teilnehmer über die Systemadministration anmelden?

Falls Sie einen Teilnehmer direkt in Conference Manager anmelden möchten, geben Sie den Teilnehmer in die Einladungsliste ein und klicken auf den Namen. Wählen Sie danach den "Anmeldung durchführen"-Button auf der rechten Seite. Von hier aus können Sie die ganze Anmeldung für den einzelnen Teilnehmer durchführen und ihn dadurch manuell anmelden.


Wie füge ich einen Link zu meiner Einladung hinzu?

Wenn Sie eine Einladung unter "Einladungen und Erinnerungen" erstellt haben, können Sie einen Link zu Anmeldung, einen "Nein Danke"-Link oder Links zu anderen Seiten Ihrer Website einfügen. Drücken Sie dazu den "Link einfügen"-Button in der Werkzeugzeile. Sie können die vordefinierten Links zur Startseite oder Anmeldungsseite benutzen, damit der Teilnehmer einen direkten Link zur Anmeldung hat oder zu einer der anderen Seiten Ihrer Website, z.B. Programm, Veranstaltungsort usw. Sie können außerdem einen "Nein Danke"-Link einfügen, um eingeladene Gäste die Möglichkeit zu geben, sofort ihre Absage mitzuteilen.
Sie können auch einen Link zu einer Website Ihrer Wahl einfügen. Dazu geben Sie einfach die Adresse der Website ein.


Wie kann ich Teilnehmer in die Teilnehmerliste hochladen?

Falls Sie eine Excel-Liste Ihrer potentiellen Teilnehmer haben, können Sie diese in die Einladungsliste hochladen. Unter "Einladungen und Erinnerungen" -> "Teilnehmer hochladen" können Sie zwischen Gruppenmails und persönlichen E-Mails wählen. Bei Gruppen-E-Mails werden mehrere Personen über die gleiche E-Mailadresse angeschrieben. Bei den persönlichen E-Mails gilt jede E-Mailadresse nur einer Person.

Wenn Sie Teilnehmer hochladen, müssen Sie definieren, welche Felder mit den Feldern in Ihren Teilnehmerinformationen übereinstimmen. Die Informationen, die im System hochgeladen werden, erscheinen als bereits ausgefüllte Felder, wenn die einzelnen Teilnehmer sich anmelden.
Bitte beachten Sie, dass das Hochladen aus einer Excel-Datei, die Hyperlinks enthält, Probleme verursachen kann (versionsabhängig) und dass nicht mehrere E-Mailadressen im gleichen Feld vorhanden sein dürfen.

Doppelte Einträge (identische E-Mailadresse) werden standardmäßig aussortiert, aber falls Sie die gleiche E-Mailadresse mehrmals hochladen möchten, können Sie dies entsprechend markieren und das System ignoriert doppelte Einträge.



Teilnehmer:

Wo kann ich sehen, wer angemeldet ist?

Unter "Teilnehmer" können Sie Ihre Teilnehmerliste einsehen, in der alle, die sich angemeldet haben, aufgeführt sind. Wenn Sie den Namen eines Teilnehmers anklicken, können Sie sehen, welche Wahlmöglichkeiten der Teilnehmer gewählt hat, und Sie können die Anmeldung korrigieren.


Wie schicke ich eine Mitteilung an meine Teilnehmer?

In Ihrer Teilnehmerliste können Sie bestimmte oder alle Teilnehmer auswählen, danach drücken Sie "E-Mail senden". Jetzt können Sie Ihre E-Mail an die gewählten Teilnehmer schreiben. Sie können außerdem persönliche Links zur Anmeldung oder zum Veranstaltungsprogramm auf der Website einfügen.


Wo finde ich/sehe ich eine Liste darüber, was Teilnehmer gewählt haben?

Unter "Teilnehmer" -> "Weitere Listen" haben Sie Möglichkeit, Teilnehmerlisten für jede einzelne Wahlmöglichkeit unter Wahlleistungen herauszuziehen sowie für wählbare Programmpunkte. Hier sehen Sie außerdem Wartelisten und Stornierungslisten.


Wo finde ich meine Warteliste?

Unter "Teilnehmer" -> "Weitere Listen" haben Sie die Möglichkeit, Teilnehmer zu sehen, die sich auf die Warteliste gesetzt haben. Falls ein Platz frei wird, müssen Sie, bzw. der Veranstalter, selbst Teilnehmer auf der Warteliste kontaktieren. Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, eine Platzreservierung an einen Teilnehmer auf der Warteliste zu schicken, die eine zeitliche Begrenzung enthält. Falls der potentielle Teilnehmer nicht rechtzeitig antwortet, kann der Platz an den nächsten auf der Liste vergeben werden.


Wo finde ich eine Liste der Teilnehmer, die abgemeldet/storniert worden sind?

Unter "Teilnehmer" -> "Weitere Listen" haben Sie die Möglichkeit, die Teilnehmer zu sehen, die entweder selbst ihre Anmeldung storniert haben oder vom Veranstalter storniert worden sind. Bitte denken Sie dran: Sie definieren selbst, ob Teilnehmer die Möglichkeit erhalten sollen, ihre Anmeldung selbst zu stornieren.



Teilnehmerregistrierung am Einlass

Wir erhalten oft die Frage, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, um die Teilnehmer am Einlass zu registrieren. Dies ist eine recht komplizierte Frage, die von einer Reihe von Faktoren abhängt, über die wir im Folgenden einen kurzen Überblick geben möchten.

Wie verläuft die Ankunft der Teilnehmer?

Falls die Teilnehmer zu einer bestimmten Uhrzeit erscheinen, nach der die Veranstaltung unmittelbar beginnt, können Sie eine hohe Konzentration in der Ankunftszeit der Teilnehmer erwarten. Dies bedeutet, dass Ihre Teilnehmer z.B. beim Parken, an der Garderobe, am Verkauf von Eintrittskarten und bei der Teilnehmerregistrierung anstehen müssen. Falls Sie Namensschilder oder Informationsmaterial aushändigen, müssen die Teilnehmer ebenfalls anstehen.
Wenn Ihre Veranstaltung hingegen mit einem Imbiss anfängt, treffen die Teilnehmer in der Regel nach und nach ein, etwas abhängig davon, wie dies organisiert wird. Damit benötigen Sie weniger Personal für die Registrierung, da es sich über einen etwas längeren Zeitraum erstreckt und Ihre Teilnehmer brauchen nicht anzustehen. Erfahrungsgemäß erfolgt die Ankunft der Teilnehmer etwas zeitversetzt in einer solchen Situation.

Wenn Ihre Teilnehmer Eintrittskarten oder Namensschilder mitbringen, können Sie damit rechnen, dass die Registrierung im Conference Manager System ca. 8 Sekunden pro Teilnehmer dauert. Das System selbst registriert einen Teilnehmer in unter 1 Sekunde, aber es muss dafür Zeit einkalkuliert werden, dass Teilnehmer ihre Eintrittskarten finden müssen, Begrüßung stattfindet usw. Bei wenigen Teilnehmern müssen Sie mehr Zeit einplanen. Sie können leider nicht damit rechnen, dass Ihre Teilnehmer Schlange stehen vom Beginn des Einlasses bis Ihre Veranstaltung anfängt und daher ist es so schwierig, die benötigte Zeit zu kalkulieren. Oft steigt die Anzahl der ankommenden Teilnehmer, je näher der Startzeitpunkt der Veranstaltung rückt und Sie brauchen daher das meiste Personal in diesen Zeitraum.

Bester Fall: Die Teilnehmer treffen nach und nach ein - schlimmster Fall: Alle treffen gleichzeitig ein.


Bringen die Teilnehmer ihre Eintrittskarten mit?

Sie können den Einlassvorgang und die Registrierungen beschleunigen, indem die Teilnehmer selbst ihre Eintrittskarte oder ihr Namensschild mit Strichcode mitbringen, die bei der Einlassregistrierung benutzt werden. In der Praxis ist dies leider nicht so einfach. Es gibt immer Teilnehmer, die ihre Eintrittskarte vergessen oder keinen Drucker haben o.ä. Daher müssen Sie unter allen Umständen die Möglichkeit haben, manuell Eintrittskarten oder Namensschilder ausstellen zu können oder die Teilnehmer manuell in Conference Manager vor dem Einlass zu erfassen.

Das Problem der vergessenen Eintrittskarten/Namensschilder kann jedoch minimiert werden, indem Sie deutlich darauf hinweisen, dass es einen schnellen Einlass ("Fast-Track") gibt für Teilnehmer, die ihre Eintrittskarte mitbringen oder dass Teilnehmer Wartezeiten in Kauf nehmen müssen, falls die Eintrittskarte nicht mitgebracht wird. Wir empfehlen ebenfalls, eine Mitteilung oder eine SMS mit einer Erinnerung kurz vor der Veranstaltung zu verschicken.


Sollen Namensschilder ausgehändigt werden?

Falls Namensschilder getragen werden sollen, empfehlen wir stets, dass sie den Teilnehmern bei ihrer Ankunft zur Veranstaltung ausgehändigt werden. Der Effekt von Namensschildern verringert sich erheblich, falls nicht alle sie tragen.


Vollautomatische Registrierung oder Registrierung per Handscanner?

Die Teilnehmerregistrierung kann mittels Handscanner stattfinden. Dazu benötigen Sie Mitarbeiter, die mit Computer und Handscanner ausgestattet sind. Dies ist schnell und unproblematisch. Wenn Sie jedoch eine sehr große Veranstaltung durchführen, kann dies zu Engpässen führen in der Phase, wo die Registrierung stattfindet. Vielleicht möchten Sie auch, dass die Mitarbeiter sich auf die Teilnehmer konzentrieren, die ihre Eintrittskarte nicht dabei haben oder die Eintrittskarten erwerben wollen.

In dem Fall können Sie vollautomatische Scanner, d.h. Standscanner, bei denen die Teilnehmer selbst ihre Eintrittskarte einlesen und das System sie danach automatisch begrüßt. Dieses ist sehr effektiv und auch bei sehr großen Tagungen, Messen und Kongressen verwendbar. Eine gewisse Anzahl von Mitarbeitern ist dennoch für die Überwachung erforderlich, z.B. bei Problemen und um Betrug zu verhindern.

Standscanner können Sie sowohl mieten als auch kaufen.


Sollen die Teilnehmer bei der Ankunft bezahlen?

Zahlungstransaktionen, ob in bar oder per Karte, nehmen erfahrungsgemäß immer viel Zeit in Anspruch. Es ist nicht ungewöhnlich, die Transaktionszeit in Minuten zu berechnen, wenn bezahlt und Unterlagen ausgehändigt werden. Man sollte daher immer genau abwägen, ob Teilnehmer bei der Ankunft oder bereits im voraus bezahlen werden.

Falls bei der Ankunft bezahlt werden soll, ist es von Vorteil, wenn die Teilnehmer sich selbst bei der Ankunft registrieren können. In der Praxis bedeutet dies, Computer im Einlassbereich, an denen die Registrierung und Bezahlung vorgenommen wird, zur Verfügung zu stellen. Danach kann das System eine Eintrittskarte ausdrucken und die Teilnehmer werden dann ganz normal beim Einlass registriert.



Fragebogen - Feedback:

Kann ich Fragenbögen versenden an Personen, die ich nicht eingeladen habe?

Sie können einen Fragebogen oder eine Feedbackanfrage an alle im System registrierten Personen versenden. Sie können damit einfach Personen zur Einladungsliste hinzufügen und ihnen ebenfalls einen Fragebogen zuschicken. Dies erlaubt Ihnen, potentielle Teilnehmer Ihrer Veranstaltung vorab nach ihren Wünschen und Erwartungen zu befragen und die Veranstaltung während der Planungsphase entsprechend anzupassen.


Wie sende ich einen Fragebogen an ausgewählte Teilnehmer?

Falls Sie Feedback von einer bestimmten Gruppe von Teilnehmern oder einzelnen Teilnehmern wünschen, haben Sie unter dem 2. Reiter "Teilnehmer handverlesen" die Möglichkeit, gemäß der aufgeführten Filter zu suchen.



Fehlgeschlagene E-Mails:

Was bedeutet fehlgeschlafene E-Mails?

Fehlgeschlagene E-Mails sind Einladungen, Mitteilungen, Bestätigungen usw., die nicht an den Empfänger geliefert werden konnten. Dafür kann es viele Gründe geben. Falls Conference Manager die Ursache erkennt, ist diese unter der einzelnen fehlgeschlagenen E-Mail aufgeführt. Fehlgeschlagene E-Mails beziehen sich auch auf SMS, die nicht beim Empfänger angekommen sind.


Wie entferne ich die "gelben" fehlgeschlagenen E-Mails?

Klicken Sie auf "Send Post" und im Menüpunkt "Send Post" klicken Sie auf die Zahl im gelben Feld. Hier können Sie die Ursache sehen. Gleichzeitig können Sie hier die E-Mailadresse korrigieren und die E-Mail erneut versenden. Sie haben aber auch die Möglichkeit, fehlgeschlagene E-Mails über die einzelnen Teilnehmer auf der Teilnehmerliste herauszusuchen, indem Sie den entsprechenden Namen anklicken und dann auf "Erfahren Sie mehr" klicken. Hier können Sie die fehlgeschlagenen E-Mails ignorieren, die E-Mailadresse korrigieren und die E-Mail erneut senden.